Revisar el mail, agendar reuniones, publicar en redes, organizar proveedores… Ya sabes, todas esas partes de una empresa o negocio que no tienen nada que ver con el propósito por el que trabajas, pero sin las que el trabajo, simplemente, no sale. Esas son las tareas que puede resolver para ti un asistente virtual.
Y además, hacerlo felizmente, con la responsabilidad de que su trabajo salga bien, pero sin la presión de no tener que gestionar su propio negocio.
¿Lo difícil? Encontrar a alguien que lo vaya a hacer con la misma competencia que tú. Te cuento mi proceso para encontrar un buen asistente virtual.
¿Qué es un Asistente Virtual de Canales Digitales?
Un asistente virtual para canales digitales es un profesional que se encarga de gestionar cómo los demás te ven, te encuentran y te contactan por internet.
Canales como tus redes sociales, blog, web, contactos con referentes de tu sector… Y todos esos sitios en los que tienes que estar para que se vea tu empresa, pero que no tienen nada que ver con tu trabajo.
Un asistente personal es un ser humano (o herramienta, o IA ya, puestos), que te ayuda a crear y publicar contenido, redactar textos e emails, contactar con personas, responder a lo que otros te piden, gestionar tu agenda, facturas o tareas administrativas, relacionadas con tu empresa y tu presencia digital.
¿Cuáles son las Habilidades y Competencias Clave que Debe Tener un Asistente Virtual?
Depende de para qué quieras apoyo, pero las tareas típicas de un asistente virtual pueden solaparse con las de otros profesionales, como un community manager, un manager digital, un administrativo, un asistente personal, un copy o un gestor de contenidos web.
Lo que tiene que tener seguro esta persona, son los conocimientos digitales necesarios para interactuar con todas estas herramientas, sin tener que perder tiempo o pagar errores de no saber cómo funcionan las plataformas digitales.
En realidad, un asistente virtual es como un mix de profesionales, de los que solo necesitas una parte o una proporción de tiempo mínima, o un conjunto de habilidades que no corresponden a ninguna profesión en específico.
Habrá gente que te diga que esto está mal, que si quieres a alguien que te lleve las redes sociales, no lo llames asistente virtual, sino community manager. La realidad es que tú seguramente lo quieras para más cosas que no son exclusivamente marketing, y aquí un community no te resuelve. Y la realidad también es que hay muchas personas que no quieren dedicarse a una sola cosa, porque son multipotenciales y va contra su naturaleza especializarse en algo. Y si tu tienes necesidades mixtas y hay personas con habilidades mixtas dispuestas a darte el servicio, hay mercado.
A partir de ahí, la principal habilidad que tiene que tener esta persona es la resolutividad. Esa capacidad de abordar retos, situaciones nuevas o desconocidas, y la confianza de que sabrá resolverlos de manera satisfactoria, o localizará los recursos necesarios para hacerlo.
A grandes rasgos, un asistente virtual es un resolutor asquerosamente bueno. Una persona a la que le pone el reto. Alguien a la que le lanzas todo tipo de cuestiones sin resolver, cosas pendientes que nadie más puede atender, y te devuelve una solución (o cinco) doblando el valor de la idea inicial que le has dado.
¿Dónde buscar perfiles de asistentes virtuales?
Puedes buscar asistentes virtuales en línea a través de plataformas de freelancers como Upwork, Domestika, Fiverr o Freelancer, o a través de agencias especializadas en servicios de marketing digital. También puedes preguntar en tus redes personales o profesionales si alguien recomienda a un asistente virtual confiable, LinkedIn es una buena plataforma para hacer esto.
Y, por supuesto, puedes anunciarlo como oferta de empleo, e invertir el tiempo en hacer un buen filtrado de candidatos.
Elijas el canal que elijas, te cuento el proceso que sigo yo para encontrar gente buena.
¿Cómo comprobar que un asistente virtual es tan bueno como dice?
Puedes hacer lo típico: pedir ejemplos de trabajos anteriores, revisar las recomendaciones y comentarios de sus clientes anteriores, y asegurarte de que tengan experiencia en tu nicho o industria.
Personalmente, a mi este proceso de selección me parece estéril y nada fiable.
Así que también puedes hacer esto: dedica un rato a diseñar una prueba que te tengan que responder escrito o por vídeo, donde plantees situaciones reales que te vas a encontrar, con problemas reales (de negocio, retos técnicos, con otras personas…) y pide que te describan cómo las resolverían.
Al final, lo que quieres de un buen asistente virtual es que te sepa resolver, ¿no? Pues ponle delante de situaciones hipotéticas y pídele que resuelva. Así es como mejor vas a evaluar su principal habilidad.
Algunos ejemplos de pruebas reales que yo he usado en procesos de selección para personal de marketing
Caso práctico #1: Un post para twitter (algo sencillo para descartar rápido)
Una primera prueba para comprobar varias de las habilidades que debe tener esta persona: capacidad de comprensión, empatía para entender lo que quiere el otro, cómo contárselo y cómo adaptarse a las idiosincrasias de cada plataforma.
Un ejemplo de prueba que yo he utilizado para quitar gente que sé que no me va a valer
| En tu día a día te encontrarás habitualmente con la tarea de adaptar contenidos a diferentes copies. Para este encargo hemos producido este vídeo: (link al vídeo). Redacta un copy para compartirlo en un hilo de twitter que leerán tanto audiencia general como clientes. TIP: Utiliza lenguaje natural y copy persuasivo para generar interés en ambos canales 🙂 |
Caso práctico #2: ejercicio de copywriting por mail (aquí fallan casi todos)
Y casi todos fallan porque mucha gente no se pone en el lugar del que recibe este email. Se enfocan en escribir «lo que yo quiero decir», en lugar de «lo que va a leer el otro». Aquí se ven habilidades de venta, capacidad de persuasión y capacidad de conectar con otras personas, de tú a tú.
Para evaluarlo, lee la respuesta como alguien que está en el lado de recepción de este email no solicitado. Y verás que te hace sentir: si lo lees obligado, si lo lees con curiosidad, si te enteras de lo que te están pidiendo, si ves algún beneficio para ti, si te saltan dudas u objeciones (esto es bueno, ha captado tu interés) etc.
Pídele que resuelva esta pregunta:
| Te hemos encargado la tarea de contactar con 50 sitios web para hacerles una propuesta de colaboración para *qué quieres venderles*. Redacta un breve mail donde haces esta petición al primer sitio, que es *link al sitio de ejemplo*. |
Caso práctico #3: una tarea que se bloquea
Este es una continuación de lo anterior. Lo que quieres es ver como responde ante una situación de bloqueo. Aquí quieres identificar candidatos que no son responsables y dejan que los deadlines se agoten sin hacer nada al respecto. O gente que va a tirar mucho de ti, o gente que no te va a notificar un problema hasta que sea tarde (y tu no quieres eso).
En una respuesta ideal, la persona te notificaría el bloqueo, y además te diría como lo está resolviendo, abriendo la posibilidad a que tu (que sabes más de tu sector) decidas si intervienes, y, si no, asumiendo el control, la responsabilidad y la resolución del bloqueo.
Pídele que resuelva esta pregunta:
| Te hemos encargado la tarea de contactar con 50 sitios para hacerles una propuesta de colaboración. Después de contactar a 15 observas que no has tenido ninguna respuesta. Tienes aún dos semanas por delante para finalizar la tarea y sabes que el resto de tus compañeros solemos estar a tope de trabajo. ¿Qué haces? |
Caso práctico #4: Comprobación del conocimiento de las herramientas
Aquí el objetivo es diseñar una pequeña prueba que demuestre la experiencia un poco más técnica y el conocimiento de las herramientas. En este caso, hablando de una plataforma de publicidad en social media, hay varias estrategias para construir una audiencia, unas más efectivas que otras. En este caso, lo más efectivo sería subir una lista de clientes y que la herramienta busque personas similares. Pero eso solo lo sabes si has trabajado con ella. El objetivo es diseñar una prueba técnica que no se pueda resolver leyendo artículos de marketing en google, sino aportando tus propios conocimientos.
Yo te pongo el caso del marketing porque es donde más cómoda me siento, pero esto puedes extrapolarlo a herramientas de profesiones tan específicas como gestión de estudios clínicos, por decirte algo. Si se requiere una plataforma y un A,B,C de uso, lo puedes adaptar.
Pídele que resuelva esta pregunta:
| Te hemos encargado montar una campaña de Facebook Ads para generar descargas a un video que tenemos gateado sobre *tema*, y te encuentras con el reto de tener que construir la audiencia a la que lanzarlo. ¿Cómo lo haces? |
¿Cuál es el Coste de Contratar un Asistente Virtual?
Pues esto, como todo, depende. De si le pagas por bolsas de horas, si lo tienes en plantilla, si facturas por proyectos… Internet es un sitio muy grande donde no todo el mundo valora su trabajo, así que tendrás tarifas desde 10€ la hora hasta 200€.
El coste además puede variar según la ubicación del asistente virtual (Europa vs España vs LATAM, por ejemplo), su experiencia y el alcance de los servicios que necesitas.
Lo mejor es que tú definas cuánto te puedes gastar en este servicio en función de cómo de crucial es, y a partir de ahí selecciones gente que te entre en esta horquilla. De hecho, si no asignas un presupuesto a algo que quieras contratar, es que realmente no quieres contratarlo. Así de sencillo.
¿Cómo se Gestiona la Comunicación y la Colaboración con un Asistente Virtual?
Debes establecer una comunicación clara y definir tus expectativas desde el principio. Herramientas como Slack, Trello y Google Workspace son útiles para mantenerse en contacto y gestionar tareas. Hay gente que trabaja bien por Whatsapp, otros prefieren solo mail, teléfono o reuniones.
Más que el canal de comunicación que elijas, lo relevante es que establezcas un modelo de trabajo bien organizado: un sistema de trabajo Agile, donde se contemplen tareas por «sprints» (es decir, para cada semana, dos semanas o mes), y una vez a la semana te reúnas personalmente con la persona (virtual o presencial) y debatas las tareas, los bloqueos, las prioridades etc.
Este tipo de sistema te garantiza un buen cumplimiento de trabajo, una buena sensación de avance, una sensación de control y un compromiso de lo que está dentro de scope y fuera de scope para este profesional (es decir, acordar las expectativas).
Con lo que quiero que te quedes es que para que el trabajo con un asistente virtual salga bien adelante hacen falta tres cosas: un medio telemático, un medio donde te veas la cara y una herramienta de planificación del trabajo y definición del alcance.
¿Qué Tipo de Tareas Puede Realizar un Asistente Virtual en la Gestión de Canales Digitales?
Como decía antes, un asistente virtual es un poco como un cajón de sastre de muchas otras profesiones, de las que a lo mejor no necesitas todas las funciones. Es un poco un mix (y habrá gente que esto le parezca mal y le parezca intrusismo profesional pero oye, cada uno necesita lo que necesita y si hay alguien dispuesto a darlo, hay mercado).
Un asistente virtual puede ayudarte con:
- La creación y programación de contenido
- Responder a comentarios y mensajes en tus plataformas
- Realizar investigaciones de mercado y competidores
- Realizar recopilación y análisis de métricas.
- Tareas administrativas (facturas, gestiones, informes de proyectos, impuestos etc).
- Gestión de tu web
- Gestión de tu agenda, prospección de clientes por email o teléfono.
- Apoyo en la gestión de eventos
- Gestión de inventario, e-commerce, pedidos, envíos.
- Cualquier otra cosa que se te ocurra y que requiera un mix de habilidades y trozos de varias profesiones.
¿Es Necesario un Contrato o Acuerdo Formal al Contratar un Asistente Virtual?
Es recomendable tener un contrato o acuerdo que especifique los términos del servicio, las tarifas, las responsabilidades y los plazos. Esto protege a ambas partes y clarifica las expectativas. En internet tienes modelos de acuerdo de trabajo que puedes usar para «inspirarte», o puedes usar alguna plataforma tipo Fiverr para contratar este servicio específicamente.
¿Cómo Puedo Asegurarme de que mi Asistente Virtual Mantenga la Confidencialidad de mis Datos y Proyectos?
Puedes incluir disposiciones de confidencialidad en tu contrato y utilizar herramientas seguras para compartir información. Básicamente herramientas que tengan algún sistema de gestión de permisos, como Google Drive, o plataformas de gestión de contraseñas como LastPass.
¿Qué Beneficios Puedo Esperar al Contratar un Asistente Virtual para la Gestión de mis Canales Digitales?
Contratar un asistente virtual es una de las formas de externalización de servicios que más te puede rentar. Tú te quitas de tareas que te desvían de tu trabajo y la gestión de tu negocio, y las delegas en alguien de confianza que está integrado con tu visión y expectativas.
Ya sea que necesites ayuda con la gestión de tus canales digitales y web, tareas operativas o tareas administrativas, un asistente virtual puede liberarte tiempo y mejorar tu gestión digital. Sobre todo, asegúrate de que acuerdas qué puedes pedirle, hasta donde se extiende su trabajo, un sistema de organización del trabajo y haz una buena valoración basado en situaciones reales que te permitan determinar quién es el mejor fit para ti o tu empresa.
